De digitale administratie

Sommige bijkomstigheden heb ik graag op orde, zoals de administratie. Zowel thuis als op het werk is de meeste administratie inmiddels digitaal. Wat zijn de dingen waarop je moet letten bij het digitaal maken van je administratie? En hoe digitaliseer je je agenda?

Digitaal archief

Het aanleggen van een digitaal archief kan je gewoon op je computer doen, maar dan is het wel handig om een backup te maken. Voor het geval je computer kapot gaat of als je van computer wisselt, en dan vergeet die ene map met je administratie mee te kopieren. Het handigst is om een digitaal archief ‘in de cloud’ – dus op internet – te maken. Het voordeel van een digitaal archief in de cloud is dat je altijd overal bij kan. Er zijn verschillende mogelijkheden zoals: Dropbox, Google drive, Onedrive (van microsoft). Deze diensten bieden je ruimte op internet om mappen met bestanden te bewaren.

Dropbox is mijn favoriet. Op de PC (of mac) geinstalleerd, sychoniseert het netjes al je bestanden met de dropboxmappen op internet. Daarmee kan ik zowel thuis als op het werk (en ook onderweg met mijn telefoon) altijd overal bij (handig, want USB-sticks raak ik vaak kwijt). Ook is het mogelijk om de foto’s die je met de telefoon of de iPad neemt, automatisch naar Dropbox te uploaden.

Intussen merkte ik dat het niet handig is om van platform te wisselen. Ik ging namelijk steeds meer op mijn Chromebook werken. Hiermee kan ik natuurlijk ook bij Dropbox, alleen automatisch sychoniseren kan niet. Google werkt namelijk het liefste met zijn eigen software samen. En dat is Google Drive. Als digitaal archief gebruik ik nu dus maar Google Drive. Vooral ook omdat ik met de aankoop van een Chromebook een terrabyte opslagruimte cadeau kreeg. Alleen de foto’s worden nog in Dropbox opgeslagen.

Met Drive is het prima werken en dit is ook als app te installeren op een iPad en Macbook. Los daarvan heb ik ook een archief van interessante pdf’s en artikelen in Evernote opgeslagen. Evernote werkt op elk platform en op elk apparaat.

Digitale agenda en takenlijstjes

Ooit, heel lang geleden, had ik een hele mooie lederen Filofax Personal. Maar wat was ‘ie groot en zwaar. Ik was blij toen de digitale agenda zijn intrede deed, en ik mijn afspraken in mijn werk-pc (outlook) en telefoon kon zetten. Hoe die werk-pc vervolgens de afspraken naar mijn telefoon zou moeten transporteren, als de ene mailserver niet wil of mag communiceren met de andere, blijft nog wel even een issue.

Handige apps

Er zijn heel veel apps voor agenda’s en takenlijsten. Maar ook hier geldt weer: het wisselen van platform, of – zoals ik doe – met verschillende platforms werken (dus iOS van Apple en Adroid van Google) is niet handig. Het vervelende is namelijk, dat er maar weinig goede app’s voor een digitale agenda en takenlijst zowel op iOS (apple-Ipad) als op Adroid (telefoon) draaien. Alleen de apps van Google komen eigenlijk in aanmerking (gmail, drive, google keep, google agenda). Je Google agenda en mail kan je in de meeste andere apps wel sychoniseren.

Goede apps die op beide platforms draaien zijn onder andere:

  • sunrise agenda
  • wunderlist takenlijst
  • 2do
  • evernote
  • dropbox (onedrive is er ook voor verschillende platformen)
  • simplenote (notities)

Ik ontdekte een heel handige site, waarop precies terug te vinden is welke goede apps voor welke systemen verkrijgbaar zijn: Appcrawler Omdat ik altijd op zoek blijf naar nieuwe apps en met twee systemen te maken heb, is deze site een goede bron voor mij.

zoeken in appcrawler

Als je een app hebt uitgezocht, staat erbij vermeld op welke platformen het werkt (iOS, Android, Windows). Afhankelijk van het platform dat je kiest wordt je naar de downloadsite geleid van je keuze. Dus de applestore of google play. Als je gekozen app niet in een van de winkels te krijgen is, dan worden je alternatieven gepresenteerd. Hieronder zie je dat deze app alleen op apparaten van Apple werkt. Je kan wel direct naar alternatieve apps voor andere platforms zoeken.

Screenshot 2015-08-15 at 13.48.32Maar wat zou het handig zijn als appmakers de moeite zouden nemen voor Apple EN Android te ontwerpen! Dan zou ik bijvoorbeeld de HelloFresh-app niet alleen op mijn iPad kunnen gebruiken, maar ook op mijn telefoon…..om maar iets te noemen. En wanneer komt Tweetbot nou eens voor Adroid beschikbaar? En de ALLE apps van Readdle?

Inmiddels ben ik geinstalleerd op mijn nieuwe werkplek, en wat blijkt? Het is lastig, zo niet 1-2-3 mogelijk om mijn kantooragenda te sychoniseren samen met mijn prive-agenda. Dus toch maar weer een papieren exemplaar (geen loodzware filofax!) gekocht om het een en ander te matchen. Leve Moleskine!

12 thoughts on “De digitale administratie

Add yours

  1. Het gebruik van dropbox is niet gratis?

    Ik ben nog druk aan het zoeken om digitaal overzichtelijk en toegankelijk te archiveren.
    Met papier is mij dat tot nu toe nog niet gelukt ……

    Regenachtige groet,

    Like

      1. Er bestaat een basisaccount (gratis) en een proaccount (betaald). Als je inlogt in dropbox, dan kan je rechtsboven op je naam klikken en naar instellingen gaan. Daar zie je welke accountsoort je hebt en of je kan upgraden of downgraden. In jouw geval moet je downgraden naar de gratis basisaccount.

        Liked by 1 persoon

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

Create a website or blog at WordPress.com

Omhoog ↑